شركة النيل للشحن: تقليل وقت إصدار البوالص بنسبة 65%
كانت الشركة تعاني من تشتت البيانات عبر 12 فرعاً بسبب استخدام ملفات إكسل منفصلة، مما أدى لمشاكل في الأرصدة وتأخير البوالص. قمنا بتنفيذ نظام لوجستي مركزي لإدارة الشحنات وربطه تلقائياً بالنظام المحاسبي.
65%
أسرع في إصدار الأوراق
12
فروع مربوطة بنظام واحد
0
أخطاء من تكرار إدخال البيانات
الخلفية
تعمل الشركة في نقل البضائع بين المحافظات منذ أكثر من 15 عاماً، وتغطي موانئ نهرية وطرق رئيسية. ومع زيادة العمل كل عام، بقيت طريقتهم في الإدارة قديمة، فكل فرع يسجل حساباته منفرداً، والإدارة تجمع هذه البيانات يدوياً كل شهر. ولما زادت الشحنات بشكل كبير، أصبحت هذه الطريقة عائقاً أمام تطور الشركة.
التحدي
كان كل فرع يعمل كأنه شركة منفصلة. الرد على سؤال العميل عن شحنته كان يتطلب اتصالات كثيرة بين الفروع. في أوقات الزحام، كان إصدار بوليصة الشحن يستغرق 20 دقيقة، وكانت مراجعة الحسابات تأخذ أكثر من أسبوع عمل.
الحل
قدمنا نظاماً واحداً ليربط كل خطوات العمل: من استلام الطلب، لتوجيه السيارات، وإصدار البوالص آلياً، ومتابعة مكان الشحنة. كما تم ربط كل هذا بالنظام المالي لتسجيل الأرباح والحسابات فورياً.
مراحل التنفيذ
استغرق العمل 12 أسبوعاً. بدأنا بتجربة النظام في فرعين للتأكد من نجاحه، ثم قمنا بتشغيله تدريجياً في باقي الفروع مع تدريب الموظفين. وللتأكد من أن كل شيء سليم، تركنا النظام القديم يعمل بجانب الجديد لمدة شهر لمراجعة ومطابقة البيانات.
النتيجة
في الشهور الثلاثة الأولى، أصبح إصدار المستندات يأخذ أقل من 7 دقائق، وتخليص الحسابات الشهرية يحتاج يومين فقط. والأهم أن الرد على العملاء ومعرفة مكان شحنتهم أصبح فورياً أثناء المكالمة.
الأثر المستمر
بعد سنة من التشغيل، ساعد النظام الشركة على اتخاذ قرارات التوسع بسهولة، فإضافة فرع جديد أصبحت عملية بسيطة تأخذ أسبوعاً واحداً. كما وفرت الشركة رابطاً للعملاء لتتبع شحناتهم بأنفسهم، مما قلل اتصالات الاستفسار بشكل كبير.
الخطوة التالية
هل أنت مستعد للبدء في مشروعك القادم معنا؟
أخبرنا باحتياجاتك، وسنقدم لك خطة واضحة وتسعيراً مفصلاً خلال يوم عمل واحد.